Pada posting “Time Sheet or Statement of Fact”, kita sudah mengetahui proses dari tibanya kapal hingga kembali berlayar setelah proses muat ataupun bongkar. Kali ini, Carry On Crew akan menunjukkan proses pembuatan laporan kapal untuk menyiasati pertanyaan pemilik atau atasan kapal mengenai kegiatan yang akan dilakukan kapal selanjutnya.

Contoh informasi kapal:

Nama      : MT. Rajawali Timur
GRT        : 6149
LOA        : 117.6
Flag        :  Indonesia
Owners  : Blue Marine
ETA        : 23/Apr 15.00
Cargo    : 2.000 + 500 MT of RBDPOLN

a. Ketika kapal tiba, kapan perkiraan akan sandar?
b. Ketika kapal sandar, kapan kapal mulai muat?
c. Ketika kapal muat, selesainya kapan ?
d. Ketika kapal selesai muat, jadi kapan berangkatnya?

Untuk menghadapi pertanyaan-pertanyaan tersebut, beberapa laporan dan hal dasar yang harus kamu siapkan adalah:

1. Mengetahui Estimasi Waktu Kapal bisa Sandar Setelah Sampai

Estimasi perkiraan kapal sandar tentunya bergantung pada jumlah kapal yang mengantri di pelabuhan. Selain itu, terdapat pula faktor-faktor lain yang mengindikasikan bahwa kapal bisa langsung sandar. Beberapa di antaranya adalah:

  • Kargo atau muatan sudah siap dimuat (untuk aktivitas loading).
  • BL/LOI sudah diterima oleh pihak agency atau penerima barang (untuk aktivitas unloading).
  • Pihak port authority masih menyediakan waktu untuk sandar, karena di tiap pelabuhan terdapat batas waktu berbeda-beda bagi kapal untuk masuk ke dermaga. Sebagai contoh, di Pelabuhan Balikpapan batas masuk kapal ke kolam pelabuhan dan langsung menuju tempat sandar kapal adalah jam 18:00; hal tersebut dipengaruhi oleh jarak dari titik anchorage ke tempat sandar di dermaga membutuhkan waktu tempuh 4 jam. Kebijakan tersebut dilakukan karena adanya safety reason di wilayah tersebut (dermaga untuk pemuatan cargo untuk palm oil product).

Seperti yang sudah kita ketahui sebelumnya, MT. Rajawali Timur akan tiba pada tanggal 23 April pada pukul 15.00 di Balikpapan. Namun, ternyata kapal terlambat tiba pada waktu yang diperkirakan dan baru sampai pada pukul 17.00. Keterlambatan waktu tiba tersebut menyebabkan kapal tidak dapat langsung sandar karena adanya kebijakan safety reason dari pihak authority untuk sandar, sehingga pihak GA harus memberikan gambaran kemungkinan kegiatan yang dapat dilakukan di saat kapal bisa mulai bergerak keesokan harinya, atau biasa disebut Working Schedule Estimation yang akan kita bahas pada posting berikutnya.

Berikut contoh laporan waktu kedatangan kapal dan working schedule yang telah disepakati pihak SO dan GA:

+++
Dear Ms. Arya Stark,
Good day

Please find below vessel arrival report of MT. Rajawali Timur at Balikpapan for your reference, asf:

23/Apr 17.00 Arrived
23/Apr 17.00 NOR Tendered
23/Apr 17.00 Free Pratique Granted
23/Apr 18.00 Sea POB
23/Apr 19.20 Dropped Anchor at inner
24/Apr 06.00 Est POB
24/Apr 09.00 Est Berthing
24/Apr 13.00 Est Commence Loading
24/Apr 21.00 Est Complete Loading
25/Apr 08.00 Est Departure

ARRIVAL CONDITION
ROB
FO 36.96 MT
DO  9.93 MT
FW 20.00 MT

DRAFT
F 1.80 M
A 4.20 M
+++

Note: Estimasi Working Schedule menunjukkan perkiraan operasi kapal selama di pelabuhan berdasarkan rate kegiatan muat yang dapat dicapai di Pelabuhan Balikpapan. Melalui jadwal di atas, dapat diketahui bahwa kapal akan sandar keesokan paginya, dan prakiraan waktu kegiatan selanjutnya yang akan dilakukan oleh kapal dapat kita lihat pada working schedule estimation dari kapal.

Salah satu contoh Vessel Line Up yang cukup kompleks dapat dilihat pada contoh seperti gambar di atas, yaitu vessel line up/rencana jadwal antrian kapal yang ada di Pelabuhan Balikpapan. Melalui Vessel Line Up di atas, dapat kita lihat jika seharusnya MT. Rajawali Timur dapat langsung sandar. Namun, peraturan Pelabuhan Balikpapan menyatakan bahwa pergerakan kapal harus dihentikan di atas jam 17.00 karena kebijakan safety reason yang dikeluarkan pihak pelabuhan.

2. Proses Pergerakan Kapal (dari ambang luar hingga masuk)

Perlu kita ketahui, dari titik anchorage hingga wilayah penyandaran kapal diperlukan waktu antara 3-4 jam untuk melewati alur pelayaran yang telah diatur di Pelabuhan Balikpapan, sehingga kemungkinan kapal akan tiba pada jam 09.00 pada tanggal 24/Apr. Berdasarkan informasi tersebut, berikutnya kita akan memberikan laporan bernama “Update Report” yang berisikan sebagai berikut:

+++
Dear Ms. Arya Stark,
Good day

Please find below vessel update report of MT. Rajawali Timur at Balikpapan for your reference, asf:

24/Apr 05.55 Harbour POB
24/Apr 09.00 Est Berthing
24/Apr 13.00 Est Commence Loading
24/Apr 21.00 Est Complete Loading
25/Apr 08.00 Est Departure
+++

Laporan di atas menunjukkan bahwa pilot sudah naik ke atas kapal, dan akan membantu proses pemanduan untuk melewati alur pelayaran di wilayah pelabuhan hingga proses penyandaran di dermaga.

3. Melaporkan informasi Berthing/Sandar dan Update Progress Loading/Unloading

Setelah kapal sandar, pihak GA akan menerima laporan sandar dari Local Agent dan melanjutkan seluruh informasi berikut via email:

Please be informed our vessel MT. Rajawali Timus has berthed and kindly find below vessel update report for your reference, asf:

+++
24/Apr 05.55 Harbour POB
24/Apr 07.30 First Line
24/Apr 07.48 All fasted
24/Apr 12.00 Est Commence Loading
24/Apr 20.00 Est Complete Loading
25/Apr 08.00 Est Departure
+++

Note: Sering kali dalam proses agency, kita harus menyampaikan informasi dengan cepat. Kendala muncul saat kita belum mengetahui detail keterangan waktu yang akan disampaikan seperti keterangan di atas. Dalam kondisi tersebut, setidaknya kita bisa menjanjikan akan memberi follow up dengan data lebih lengkap.

Berikut contoh laporan yang dapat diberikan:

+++
Please be informed our vessel MT. Rajawali Timur has arrived and we will update the time detail once available.

Further update or any changes, we will keep you posted. Thank you.
+++

4. Melaporkan Hasil Komplit dan Perkiraan Waktu Kapal Akan Berangkat/Departure

Ketika kapal komplit, kita dapat membuat laporan perkiraan waktu custom selesai beserta perkiraan waktu kapal akan berangkat seperti di bawah ini:

+++
24/Apr 09.00 NOR Accepted
24/Apr 09.45 Hose Connected
24/Apr 10.00 Commenced Loading
24/Apr 17.30 Completed Loading
24/Apr 21.00 Est Custom Clear
25/Apr 08.00 Est POB for Departure
29/Apr 18.00 ETA Next Port
+++

Setelah kapal komplit, berikutnya kita harus menunggu hasil kalkulasi dengan menyertakan informasi Ullage and Calculation serta total muatan kargo di atas kapal seperti di bawah ini:

+++
PARCEL 1
BL FIGURE      1,999.892 MT
SP FIGURE      1,994.319 MT
DIFFERENCE       -5.573 MT
PERCENTAGE       0.279 %

PARCEL 2
BL FIGURE       499.926 MT
SP FIGURE      501.419 MT
DIFFERENCE     1.493 MT
PERCENTAGE     0.299 %
+++

*Penghitungan muatan di atas kapal dan mengapa ada pemisahan dua parcel kargo dengan jenis muatan yang sama akan kita bahas di konten berikutnya.

5. Laporan Keberangkatan Kapal (Departure)

Pada bidang shipping agency, perkiraan waktu kegiatan yang akan dilakukan di area pelabuhan sangat perlu kita perhatikan, mengingat jarak dari dermaga hingga keluar kolam pelabuhan berbeda-beda, sehingga waktu yang dibutuhkan pun berbeda-beda pula.

Ada pun, beberapa kegiatan yang perkiraan waktunya perlu diperhatikan adalah:

a. Waktu perjalanan kapal dari titik labuh jangkar ke dermaga.
b. Waktu proses penyandaran kapal.
c. Waktu penghitungan kalkulasi muatan kapal setelah proses pemuatan.
d. Perkiraan waktu setelah proses custom selesai, berangkat, naiknya pandu ke atas kapal, pelepasan tali, hingga keluar ke ambang luar.

Berikut contoh isi email untuk melaporkan jam keberangkatan kapal atau pemberitahuan keberangkatan kapal kepada pemilik kapal:

+++
Dear Ms. Arya Stark,
Good Morning

Please find below vessel departure report of MT. Rajawali Timur at Balikpapan for your reference, asf:
23/Apr 17.00 Arrived
23/Apr 17.00 NOR Tendered
23/Apr 17.00 Free Pratique Granted
23/Apr 18.00 Sea POB
23/Apr 19.20 Dropped Anchor at inner
24/Apr 05.55 Harbour POB
24/Apr 07.30 First Line
24/Apr 07.48 All fasted
24/Apr 07.55 Gangway Down
24/Apr 08.00 Surveyor On Board
24/Apr 08.00-08.30 Safety Meeting
24/Apr 08.30-09.00 Tanks Inspection
24/Apr 09.00 NOR Accepted
24/Apr 09.45 Hose Connected
24/Apr 10.00 Commenced Loading
24/Apr 17.30 Completed Loading
24/Apr 18.00-1900 Ullage and Calculation
24/Apr 19.15 Hose Disconnected
24/Apr 21.00 Shipper Export Docs Clear / Custom Clear
25/Apr 06.00 POB
25/Apr 06.30 Unberthed
29/Apr 18.00 ETA Next Port

CARGO DETAIL
BL FIGURE     1,999.892 MT
SP FIGURE     1,994.319 MT
DIFFERENCE       -5.573 MT
PERCENTAGE       0.279 %

BL FIGURE      499.926 MT
SP FIGURE      501.419 MT
DIFFERENCE     1.493 MT
PERCENTAGE     0.299 %

DEPARTURE CONDITION
ROB
FO 36.89 MT
DO   7.91 MT
FW 59.00 MT

DRAFT
F 5.35 M
A 5.85 M
+++

Setelah mengirim laporan keberangkatan kapal, kita juga perlu mengirim berkas dokumen yang kita terima dari agen lokal atau sub-agent, atau yang biasa disebut Vessel dan Surveyor Documents. Jika kamu tertarik untuk mengetahui detail mengenai dokumen tersebut, kamu dapat membaca lebih jelas pada Board berjudul “10 Tugas Utama General Agency” di bagian ‘Loading/Unloading? Check the Documents!’.

Tentunya banyak banget Mates, koordinasi dan komunikasi yang dibangun pada bidang shipping agency. Pastinya akan kita bahas secara lebih mendalam pada postingan berikut-berikutnya! Pastikan untuk menyimak terus, ya!