BAGAIMANA PERUSAHAAN AGENCY DAPAT TERUS BERSAING DI INDUTRI PELAYARAN?
Seperti yang telah disebutkan pada blog-blog sebelumnya, GA sebagai kepercayaan owner harus mampu memberikan service, informasi, dan respon sesuai permintaan SO, dan informasi yang diberikanpun tidak lepas dari efisiensi waktu guna membantu pihak SO untuk mengambil keputusan terhadap suatu masalah. GA dipercaya untuk menyelesaikan masalah yang tidak terduga yang datang dari kapal, pelabuhan, dan beberapa pihak yang mempunyai keterkaitan dengan sandarnya kapal dan kebutuhan kapal yang beragam.
Hal yang seringkali terjadi yaitu kebutuhan kapal yang mendadak di-request pihak SO/Captain, keterlambatan/delay-nya suatu proses dokumen berpotensi pada tertahannya kapal di pelabuhan. Dikondisi seperti ini kualitas service pihak GA cukup diperhitungkan oleh pihak SO.
Misalnya kita ambil contoh pihak SO yang akan mengirimkan suatu paket dari China dan harus sampai diatas kapal sebelum kapal berangkat. Sayangnya paket tersebut tertahan dipihak bea cukai, karena diperlukan bukti pembelian barang dari negara asal dan memerlukan waktu beberapa hari untuk penyelesaiannya. Namun karena kapal telah selesai bongkar dan harus berangkat membuat barang harus tertahan dipihak beacukai selama beberapa hari.
Mungkin hal tersebut bisa kita katakan langsung pada pihak SO bahwa “Barang sama sekali tidak bisa dikeluarkan oleh pihak beacukai dan kapal harus menunggu beberapa hari sampai mendapat izin barang keluar”. Memang hal tersebut terlihat simple dengan kondisi dari lapangan yang terjadi, namun dari persoalan tersebut kinerja GA dapat dinilai bagaimana menjelaskan suatu kondisi/masalah, dapatkah GA mampu memberikan solusi atau membiarkan kondisi kapal menunggu.
Jalannya suatu perusahaan agency juga bergantung pada seberapa banyak kapal yang dapat diageni per bulannya, karena dari hasil mengageni setiap kapal terdapat agency cost yang diterima oleh SO. Pentingnya cara men-treat customer menjadi nilai tambahan bagi pihak GA agar SO mampu memberikan kepercayaan dan mempunyai potensi baik sebagai longterm business relation. Sebagai GA kita bisa menjelaskan kondisi diatas dengan memberikan aturan yang diberikan bea cukai dan beberapa syarat yang harus dipenuhi supaya barang yang tertahan dapat diambil dalam aturan kurun waktu yang telah ditentukan.
Ada baiknya kapal diberangkatkan dan pihak GA akan mengurus proses pengeluaran barang dari bea cukai. Apabila ada rencana kapal akan kembali ke Indonesia, pihak GA akan berusaha mengirimkan barang tersebut keatas kapal sebelum kapal akan kembali berangkat.
Kita juga harus bisa menganalisa beberapa informasi yang bisa dan tidak disampaikan kepada pihak SO untuk menjelaskan suatu kondisi tertentu. Suatu hal yang fatal apabila kita memberikan informasi bahwa ada ancaman kapal tidak bisa berangkat, karena umumnya keuntungan yang diterima pada proses jual-beli barang adalah semakin kapal cepat keluar dari pelabuhan, maka semakin untung perusahaan yang mempunyai kapal (SO). Juga akan menguntungkan pihak terminal dan pihak lain yang terkait dikesepakatan ekspor-impor, seperti pembeli dan pengirim. Proses penerimaan laba ini hubungannya sangat erat dengan periode waktu penyewaan kapal.
Pada dasarnya service yang diberikan oleh pihak GA diseluruh Indonesia adalah sama, karena semua biaya EPDA (Estimate Port Disbursment Account) terdapat pada tariff dasar yang diterima oleh pihak pelabuhan dan yang membedakannya hanyalah agency cost yang diminta pihak tiap-tiap agensi pelayaran berbeda-beda jumlahnya. GA berperan sebagai mediator antara pihak ship owner, local agent, kapal dan pihak pelabuhan. Yang membedakan GA dengan perusahaan agency lainnya adalah
- Ketepatan waktu untuk merespon suatu request yang diminta oleh pihak SO
- Kejelasan informasi terkait update, proses sandar, beberapa report yang dibutuhkan pihak SO
- Cara men-treat customer/SO yang dengan informasi yang ada, seperti contoh :
CONTOH A
Please be informed as per condition our package still hold by custom today. So probably our vessel will wait at the anchorage for several day until we have done to get clearance from custom side. Please kindly advice
CONTOH B
Please be informed as we know our package still hold by custom until today and probably it will take time to wait until got the clearance confirmation from custom, we suggest vessel is better depart from port. Due to we know it has potential to receive demand of port charges more higher.
We will keep responsible to handle the clearance process for package at custom, once the vessel will be coming back to Indonesia port we will make sure to send the package before the vessel depart.
Please kindly advice so we can arrange the vessel embarkation.
Nah mates! mulai tertarik dong ya untuk buka perusahaan agency sendiri dan bersaing dengan perusahaan agency yang semakin menjamur saat ini. Jangan lupa juga mates shipping agency merupakan bidang pelayaran yang memerlukan banyaknya jaringan, semakin banyak jaringan kamu dalam pemenuhan kebutuhan yang diminta SO semakin baik pula kualitas service kamu nantinya.
