Kalian yang akan memulai karir di bidang shipping agency tentunya akan bersinggungan dengan topik “deviasi kapal” atau perubahan tujuan kapal atas intsruksi charter, yang seringkali berdampak pada ikut berubahnya dokumen keberangkatan, khususnya surat izin keberangkatan atau port clearance. Kira-kira bagaimana pengurusan dan komunikasinya dengan pihak ship owner ya?
Sebagai gambaran, kita ambil contoh kasus yang sering terjadi seperti dua contoh di bawah ini:
1. Bertepatan Dengan Persiapan Keberangkatan Kapal
Setelah kapal melakukan kegiatan bongkar muat, pihak sub/local agent menyiapkan dokumen bernama port clearance yang digunakan sebagai informasi terkait izin kapal untuk berlayar meninggalkan pelabuhan. Salah satu ketentuan di dalam port clearance sendiri mengharuskan adanya pelabuhan tujuan (next port).
Dalam beberapa kasus, pelabuhan tujuan yang diterima oleh captain/master berbeda dari informasi pelabuhan tujuan yang diterima oleh pihak agent dari ship owner. Sedangkan, pihak authority sudah menerbitkan port clearance sebagai dokumen yang akan dibawa oleh kapal sebagai syarat untuk memasuki pelabuhan tujuan.
Untuk menangani masalah tersebut, kita dapat melakukan salah satu dari dua pilihan berikut:
a. Mengirimkan surat deviasi (deviation letter) pada local agent sebagai syarat perubahan port clearance ke otoritas pelabuhan (port authority), yang bentuknya dapat kita lihat seperti di bawah ini:
Keterangan: Deviation letter dari pihak ship owner untuk kapal berbendera asing sebagai syarat perubahan port clearance ke port authority.
Keterangan: Deviation letter dari pihak ship owner untuk kapal berbendera Indonesia yang melakukan pengajuan ke Kementrian Perhubungan.
Kedua surat deviasi di atas kita terima langsung dari ship owner yang sebelumnya sudah kita informasikan akan kebutuhan surat tersebut sebagai landasan perubahan port clearance.
b. Tetap menggunakan port clearance yang lama tanpa mengubah port clearance. Namun, pihak ship owner dapat bertanggung jawab dengan mengirimkan deviation letter pada local agent yang berada di pelabuhan tujuan (next port).
2. Perubahan Shipment Kedatangan Kapal
Ketika ship owner menginformasikan pada pihak agent bahwa tujuan kapal berubah, walaupun sebelumnya sudah melakukan penunjukan pada pihak agent dan menginformasikan bahwa kapal akan sampai di Pelabuhan Dumai, pihak general agency harus menginformasikan pada local agent bahwa kapal tidak jadi datang ke pelabuhan tersebut. Langkah itu dilakukan supaya daftar antrian kapal yang sudah tercatat di Pelabuhan Indonesia (Pelindo) dapat segera dihapus sehingga tidak mengganggu rencana shipment kapal yang lain.
Berikut salah satu contoh email yang dikirim oleh ship owner kepada pihak general/local agency sebagai pemberitahuan adanya deviasi kapal atas instruksi charterter :
Kemudian di bawah ini merupakan salah satu contoh komunikasi via email yang dilakukan general agency dengan ship owner terkait perubahan next port karena ketidaksesuaian informasi pelabuhan tujuan yang diterima oleh ship owner dan pihak kapal:
+++
Subject: MT Queen Gold Hawk-Changes of Next Port
ARYA: Dear Mr Zem
Please be informed that we have just received info from Master that vessel next port is Hong Kong. In order to change the destination on port clearance to Hong Kong, we have to re-submit the seacom permit which is can be done on working days with extra cost USD 200.-
Kindly confirm if we need to re-submit or just issued port clearance next port as Rugao and later owner can arrange deviation letter at next port. Thank you and awaiting your advised.
+++
+++
ZEM: Dear Ms Arya
Cfm. to issue port clearance next port as Rugao.
Best & Regards
Zem
POSEIDON LTD
+++
+++
ARYA: Dear Zem
Well noted and thanks. Shall arrange port clearance next port as Rugao, China
Best Regards
Arya
PT Elang Langit Sukses
+++
Dapat disimpulkan jika pihak ship owner bertanggung jawab atas port clearance dengan tujuan Rugao, China, agar dapat diterima oleh pihak kapal yang akan digunakan sebagai salah satu syarat untuk memasuki pelabuhan Hong Kong. Sebagai ganti, tentunya ship owner akan menyiapkan deviation letter untuk dikirimkan pada pihak agen yang berada di Hong Kong (pelabuhan tujuan).
Cukup kompleks juga kan, aspek serta persyaratan di bidang shipping agency? Jika masih bingung, kamu bisa bertanya langsung melalui fitur Live Chat atau diskusikan di Forum. Carry On Crew selalu siap membantu kalian, Mates!
