Pemberitahuan Keagenan Kapal Asing

Tertarik terjun ke bidang shipping agency? Ada baiknya jika kamu terlebih dahulu mempelajari cara membuat Pemberitahuan Keagenan Kapal Asing (PKKA).

PKKA merupakan suatu syarat berupa surat yang didapat dari sistem yang telah dibuat oleh Departemen Perhubungan. Surat ini berguna ketika pihak shipping agency -baik itu General Agent (GA) maupun Local Agent (LA)- bertugas mengageni kapal asing di pelabuhan Indonesia, atau ditunjuk pemilik kapal untuk menjalankan tugas.

Sebelum mengajukan pembuatan PKKA, pastikan kamu sudah menyiapkan sertifikat dan dokumen yang harus diinput ke dalam sistem Departemen Perhubungan, mates. Sertifikat dan dokumen itu adalah sebagai berikut:

1. Fotokopi Surat Ijin Usaha Perusahaan Angkutan Laut/Surat Izin Usaha Perusahaan Keagenan Kapal (SIUPAL/SIUPKK) yang di-scan dalam format PDF
2. Surat permohonan PKKA dari perusahaan agency yang melakukan pengajuan
3. Fotokopi Agency Agreement atau Letter Of Appointment dari Ship Owner/Owner Representative
4. Fotokopi Certificate of Classification
5. Fotokopi Certificate of Registry
6. Fotokopi Certificate of IOPP (Kapal tanker diatas 25 tahun yang mengangkut oli)
7. Crew List (dengan update no pelaut,
8. Fotokopi Certificate of ISSC
9. Fotokopi Certificate of Tonnage
10. Fotokopi Certificate of Fitness (Untuk kapal aspal tidak perlu dilampirkan di sistem)
11. Shipping Instruction dari Shipper (pemilik barang di pelabuhan muat)
12. Ship Security Officer
13. Company Security Officer

Catatan: Permohonan untuk PKKA yang akan diajukan ini merupakan PKKA untuk kapal oil tanker (pengangkut oli). Pengajuan permohonan PKKA ini sebaiknya dilakukan lima hari sebelum kapal tiba di pelabuhan muat/bongkar untuk menghindari risiko terjadinya gangguan pada sistem.

A. Langkah-langkah Mengoperasikan Sistem Permohonan PKKA

1. Pertama, masuklah ke https://simlala.dephub.go.id/simlala/
2. Login ke sistem Simlala dengan memasukan ID, password, dan captcha. Setelah itu, klik “Login”

Tampilan depan untuk masuk/login  

Setelah masuk, kamu akan melihat tampilan utama PKKA seperti dibawah ini

3. klik “Permohonan” dan arahkan kursor ke PKKA. Kemudian pilih “Pendaftaran PKKA Tramper” (untuk kapal dengan dengan tujuan, rute, dan jadwal yang tidak tetap (tramper))

Kemudian, isilah informasi seperti yang diminta di bawah ini:
– No Permohonan PKKA
– Nama Kapal
– Voyage
– Nama Owner
– IMO Number
– Bendera
– Principal
– Ukuran (DWT / GT / HP )
– Port Agent (Local Agent yang ditunjuk oleh General Agent)
– Sub Agent (Local Agent yang ditunjuk oleh General Agent)

Catatan: IMO Number, Bendera, dan Ukuran tidak perlu diisi apabila kapal asing tersebut sudah pernah didaftarkan sebelumnya.

4. Masukkan keterangan kru kapal, yang terbagi menjadi jumlah dan kebangsaan kru kapal

Contoh : Jumlah Kru = 18
Kebangsaan = 18 Orang Thailand

5. Masukkan info Pelabuhan asal, Singgah, dan Tujuan. Keterangan selengkapnya disimak dalam poin a, b, dan c sebagai berikut:

a. Pelabuhan Asal
Setiap pembuatan PKKA, Pelabuhan Asal Kapal (Last Port) wajib dimasukkan ke dalam sistem. Pengisian pelabuhan asal bisa dilakukan dengan meng-klik tanda “tambah” yang selanjutnya akan memunculkan pilihan pencarian “Nama Pelabuhan Asal”. Setelah Pelabuhan yang dicari ditemukan, klik “Simpan”

Catatan: Last Port (Pelabuhan Asal) dan Next Port (Pelabuhan Tujuan) dari tiap kapal asing yang akan masuk Ke Indonesia harus berasal dari pelabuhan yang ada di luar negeri.

Contoh
: Last Port= Yangon, Myanmar
: Next Port= Kemaman, Malaysia

b. Pelabuhan Singgah

Klik “Tambah” di bagian “Daftar Pelabuhan Singgah” untuk memunculkan pencarian nama pelabuhan yang dapat kita tentukan sesuai shipment kapal yang akan datang.
Catatan: Ada beberapa kasus di mana jika “Jenis Pelabuhan” tertutup kita harus mengisi pelabuhan check point.

Contoh : Pelabuhan Tanjung Bakau, Palu
Mamuju pelabuhan check pointnya Pantoloan

c. Pelabuhan Tujuan
Klik tanda “Tambah”, lalu “Search” tujuan pelabuhan sesuai informasi yang diterima oleh pemilik kapal. Setelah pelabuhan ditemukan, klik nama pelabuhan dan klik “Simpan”.

Setelah selesai, jangan lupa untuk mengisi tanggal perkiraan kedatangan kapal (ETA) dan perkiraan keberangkatan kapal (ETD), mates.

Selanjutnya, klik tulisan “Tambah” untuk mengisi tipe aktivitas kapal, baik itu Loading (muat) atau Discharge (bongkar), dan isi detail muatan kapal dengan cara meng-klik tanda “Search” dan memilih “Jenis Muatan”, “Quantity”, serta “Satuan”. Setelah itu, klik “Simpan”.

6. Dokumen Wajib

Setelah proses di atas rampung, sekarang saatnya menginput sertifikat kapal dan dokumen yang dibutuhkan dan diatur pada sistem Simlala. Berikut sertifikat dan dokumen yang diperlukan:

a. Fotokopi SIUPAL
b. Surat Permohonan PKKA
c. Fotokopi Agency Agreement atau Letter Of Appointment
d. Fotokopi Certificate of Classification
e. Fotokopi Certificate of Registry

7. Dokumen Tambahan

2. Fotokopi Certificate of IOPP (Kapal tanker di atas 25 tahun yang mengangkut oli)
4. Crew List
8. Fotokopi Certificate of CSO, ISSC, SSO

11. Fotokopi Certificate of Tonnage
12. Fotokopi Certificate of Fitness (Untuk kapal aspal tidak perlu dilampirkan di sistem)
13. Shipping Instruction

Setelah selesai, sekali lagi lakukan pengecekan untuk memastikan seluruh dokumen dan sertifikat kapal telah memenuhi persyaratan dan diinput dengan benar. Bila sudah yakin dengan semua dokumen dan sertifikat yang diinput, klik tanda “Checklist” untuk persetujuan dan pilih “Simpan”.

Selamat mencoba, mates!