Proses kegiatan bongkar muatan tentunya memiliki syarat serta dokumen-dokumen yang perlu diperhatikan; salah satunya adalah Letter of Indemnity (LOI). Kira-kira, seperti apa sih pengertian serta fungsi dari LOI ini?
Secara fungsi dan pengertian, LOI merupakan sejenis surat yang dinyatakan oleh pemuat barang (shipper) yang berfungsi sebagai pegangan sarana pengangkut (ship owner) guna menghindari klaim yang akan timbul dari penerima barang (consignee/buyer). Kurang-lebihnya, LOI memiliki fungsi sama seperti sistem asuransi, di mana kerugian yang disebabkan pihak pertama pada pihak kedua akan menjadi pertanggung jawaban pihak ketiga.
Lantas, bagaimana cara seorang general agent/local agent mendapatkan LOI?
Ketika kita tahu kapal akan segera tiba di pelabuhan bongkar, kita harus memastikan perkiraan kapan kapal akan sandar atau estimated berthing time (ETB) di pelabuhan untuk melakukan proses bongkar. Selanjutnya, informasi mengenai ETB tersebut akan diberitahukan kepada pihak ship owner.
Sebelumnya perlu diingat kembali, kegiatan bongkar muat barang baru dapat dilakukan jika telah memenuhi ketentuan serta syarat dokumen-dokumen yang diperlukan. Khusus kegiatan bongkar atau discharging, Bill of Lading (BL) merupakan salah satu syarat yang dibutuhkan dalam pembongkaran muatan kapal. Selain itu, tanpa approval/persetujuan dari ownership kegiatan bongkar belum dapat dilakukan. Berhubung persetujuan BL melibatkan banyak pihak, belum dapat dipastikan bahwa BL yang menjadi syarat pembongkaran muatan dapat diterbitkan dengan cepat. Dari situ, berpotensi timbul biaya demurage apabila muatan tidak segera dibongkar; karena dalam perjanjian antar pembeli (consignee) dan penjual (shipper), perhitungan biaya akan timbul hingga muatan sampai di tempat consignee.
Contoh: ETA kapal MT. East Hawk di Ciwandan tanggal 10/Jun 13.00. Berdasarkan infomasi dari local agent, proses sandar kapal juga dapat dilakukan pada tanggal yang sama, karena tidak ada antrian kapal di pelabuhan. Hal yang perlu kita lakukan adalah:
1. 3 hari sebelum kapal datang, kita perlu memastikan apakah kegiatan muat di Bukom, Singapura, telah selesai atau belum.
2. Memastikan bahwa BL telah selesai di proses.
3. Paling lambat 1 hari sebelum kapal datang, kita harus menanyakan pada ship owner apakah pembongkaran akan menggunakan BL/LOI.
Supaya lebih mudah dipahami, di bawah sudah digambarkan siapa saja pihak yang berperan dalam shipment MT. Rajawali Timur untuk proses pembongkaran di Ciwandan. Berikut proses komunikasi yang melibatkan general agent, ship owner, consignee, dan local agent dalam mengkoordinasikan pembuatan LOI:
1. Ship Owner meminta proses bongkar di pelabuhan Ciwandan dilakukan menggunakan LOI, setelah sebelumnya general agent melakukan komunikasi terkait proses pembongkaran yang akan dilakukan di Ciwandan.
TO: Ms. Arya
CC: Captain Sutta
Regarding to release cargo instruction, please release cargo against receiver’s LOI as attached file for your reference.
Thanks & Best Regards,
Zemekicks
Operations
2. LOI diterima oleh pihak GA dan segera diinformasikan kepada local agent dan receiver/consignee
Dear Mr Zem
Duly well noted your disch instruction. Will release cargo to the receiver against LOI.
Thank you.
Best Regards,
Arya Stark
PT. Elang Langit Sukses
(As Agent Only)
3. Perlu diperhatikan, sering kali LOI akan berubah atas permintaan ship owner. Hal tersebut terjadi ketika terdapat request/ketentuan yang berubah sesuai permintaan pemuat/shipper.
4. Menginformasikan LOI pada pihak local agent dan consignee/penerima barang.
+++
Dear Pak Topa, (LOCAL AGENT)
Please release cargo against receiver’s LOI as attached file for your reference. Thank you.
+++
+++
Dear Pak Bangun(Receiver/Consigneer)
Regarding to release cargo instruction, please release cargo against receiver’s LOI as attached file for your reference.
+++
Di bawah ini merupakan salah satu contoh LOI yang digunakan untuk melakukan pembongkaran asphalt di Palembang. Setelah LOI diinformasikan kepada beberapa pihak terkait, jangan lupa untuk memantau proses pembongkarannya juga ya, Mates! Kamu bisa membaca ketentuan yang terdapat dalam LOI secara lebih jelas pada gambar di bawah ini.
