The Process Arrangement of Crew Change

Welcome back to Crewing Management mates! Sebelumnya kita sudah menjelaskan gambaran umum mengenai pekerjaan crewing officer dan menyinggung sedikit mengenai crewchange. Nah sekarang, yuk kita bahas langsung mengenai crewchange!

Crewchange merupakan proses pertukaran pelaut berdasarkan rencana atau jadwal yang telah ditentukan perusahaan pelayaran, dikarenakan kontrak pelaut tersebut sudah selesai sehingga harus berganti posisinya diatas kapal. Crewchange dilakukan oleh crewing officer dengan melakukan koordinasi dengan beberapa pihak, yaitu :

1. Captain,
2. Travel Department,
3. Pelaut yang akan naik (Reliever/On Signer),
4. Local Agency di pelabuhan tempat dilaksanakannya crewchange

Tanpa menunggu lama, berikut proses gambaran mekanisme dalam persiapan memberangkatkan Seafarer/On Signer:

1. Dalam kurang dari 1 bulan biasanya On Signer telah mendapat jadwal ter-update untuk crewchange dan dalam satu kali crewchange terdapat 2-5 orang pelaut yang akan berganti kontrak, meskipun tanggal kontrak mereka berbeda-beda (tergantung jabatan/rank-nya diatas kapal), namun tanggal pelaksanaan untuk kegiatan crewchange akan disamakan. Hal tersebut dilakukan agar crewchange dilakukan bersamaan (terkait pengeluaran biaya akomodasi di pelabuhan tempat terlaksanakannya kegiatan crewchange).

2. Jika sudah terdapat jadwal crewchange, maksimal 14 hari sebelumnya seluruh kelengkapan dokumen harus sudah selesai prosesnya,(sertifikat, medical, dan dokumen keberangkatan). Terkait karena resiko maju mundurnya jadwal kapal, yang juga dipengaruhi oleh kondisi alam dilautan.

3. Reverting with the last update information from captain on board. Yap! Kondisi seperti ini kita harus saling memberikan informasi ter-update mengenai kondisi pelaut dan posisi kapal (ETA – ETB – ETD), seringkali perubahan jadwal dan tujuan kapal berubah-ubah karena terkait kepentingan charter/buyer. Hal tersebut merupakan suatu hal diluar perkiraan crewing officer, namun karena berjalannya suatu kapal juga bergantung pada keputusan pihak-pihak yang menentukan kapal tersebut untuk beroperasi (perjanjian jual-beli).

Contoh email dari captain yang biasanya diterima setiap hari dalam jangka waktu mendekati pelaksanaan crewchange

ETA 17/01/19 17.00 Port Of Kawasaki – Japan
ETB 18/01/19 21.00
ETD 20/01/19 19.00

4. Berikut merupakan beberapa hal yang perlu kita perhatikan dalam mengkordinasikan pelaksanaan crewchange :
– Hal pertama yang perlu kita lakukan adalah menghitung berapa jam perjalanan On Signers dari Indonesia menuju Jepang (Estimasi 8-10 Hours)
– Mengetahui perjalanan dari Airport ke Pelabuhan (Estimasi 2-3 jam)

5. Saatnya Pemesanan Tikel keberangkatan!
Pemesanan tiket keberangkatan dilakukan setelah kita mengetahui perkiraan kurang lebih 14 jam perjalanan dari Jakarta – Narita Airport – menuju Port of Kawasaki, Jepang. Diperkirakan kita dapat memberangkatkan pelaut pada tanggal 16/01/2019 dipenerbangan pada sore / malam hari agar nantinya setelah sampai, pelaut dapat istirahatkan di hotel terlebih dahulu.

6. Ok To Board
Dibeberapa pelabuhan khususnya di Asia terdapat beberapa dokumen yang harus kita dapatkan untuk izin menuju negara tersebut, yaitu Ok to Board. Berupa surat konfirmasi yang telah dikoordinasikan dengan Agent On Arrival yang berada di Jepang, dan surat tersebut harus didapatkan 1/2 hari sebelum keberangkatan.