Masalah yang dihadapi!
Untuk Crewing Management sendiri kendala atau masalah yang dihadapi cukup beragam, seperti :
- Pelaut/On Signer
Seringkali jadwal yang telah ditetapkan untuk pelaksanaan crewchange harus berubah, karena ketidaksiapan pelaut untuk diberangkatkan. Biasanya ketidaksiapan tersebut disebabkan oleh hal – hal yang tidak terduga, seperti kesiapan dokumen yang kurang menjadi perhatian, hingga keperluan keluarga.
Ketidaksiapan dokumen karena estimasi jadwal keberangkatan yang terlalu cepat, yang seharusnya dapat diselesaikan jauh-jauh hari, namun karena pengurusan yang ditunda-tunda oleh pihak terkait membuat terlambatnya dokumen tersebut terselesaikan (misalnya perpanjangan buku pelaut/paspor)
- Perubahan jadwal kapal
Perubahan jadwal kedatangan kapal berkaitan dengan perubahan jadwal tiket keberangkatan, berhubungan pada perubahan kontrak. Sehingga kontrak yang ditandatangani sebelumnya harus dirubah kembali, mengikuti tanggal dimana pelaut tersebut memulai kontraknya diatas kapal.
- Hal – hal lain
Banyak hal yang tidak terduga sering terjadi diindustri pelayaran, khususnya di crewing management terjadinya masalah diatas kapal sehingga perlu melakukan penggantian crew mendadak dan mendesak sangat sering terjadi. Pihak crewing department harus cepat mencari reliever atau pengganti untuk pelaut yang mungkin mempunyai masalah diatas kapal saat ini. Misalnya karena masalah dari pelaut berupa “accident”, sehingga menyebabkan kecelakaan kerja berdampak pada performance pelaut tersebut yang membutuhkan pengobatan lebiih lanjut ataupun istirahat.
Important Email
Crewing Management mengajari kita mates bagaimana memanajemen waktu dengan efektif dan berkoordinasi secara jelas. Crewing Management menunjukan perputaran sistem yang terus menerus karena kontrak pelaut yang berhenti dan harus dilanjutkan dengan pelaut pengganti agar operasional kapal dapat terus berlangsung.
Koordinasi yang dilakukan crewing officer, captain, dan local agen yang berada di Jepang selalu menggunakan email, jadi jangan lupa untuk terus memantau email kalian mates saat menjadi crewing officer nantinya, karena perbedaan waktu di Indonesia sangat berpengaruh loh mates. Apalagi jika koordinasi email harus dilakukan dan dipantau oleh head crewing yang berada di Eropa dan hal tersebut ga menutup kemungkinan loh mates! Bagannya seperti dibawah ini
Dibawah ini merupakan contoh email kepada “Captain on Board” yang mempunyai tujuan menanyakan update posisi kapal dan untuk melakukan rencana execute crew change di Pelabuhan yang telah ditentukan.
To : Captain
cc : crewingindo, headcrewing,
from : Cris (crewingindo).
+++
Good day Capt. Ricy,
Please kindly inform us the update of ETA and ETB MV. Coral Crab at Kawasaki, Japan.
Based on schedule, we have a crew change on 17th Jan 2019, kindly find below On Signer data your information, as a follow :
- Ms. Tia – Chief Officer
- Mr. Clinton – 2nd Officer
- Mr. Yoga – 3rd Engineer
- Mr. Andri V – Oiler
- Mr. Imam – Deck Cadet
They are ready to embark based on schedule. Please be advice vessel ETA and ETB at Port of Kawasaki, Japan
Awaiting yours
Thank you
With kind regards
Cris
Crewing Officer
+++
Yap!, sekian dulu untuk crewing manajemennya mates, untuk berikutnya kita akan bahas lebih dalam mengenai email dan suatu sistem perusahaan crewing department kedepannya.
