Sebelumnya kita sudah mengenal apa itu BL dan siapa saja didalamnya mates, sekarang kita akan bahas bagaimana BL itu terjadi dan gambaran umum mekanisme diantara para pelaku didalamnya.
Untuk lebih mudah saya akan membagi pihak – pihak terkait dalam proses Bill of Lading dengan menggunakan nama sebagai contoh perusahaan yang berperan didalam BL agar dapat lebih mudah dimengerti. Diawali pada perjanjian antara pihak Ship Owner/Pemilik Kapal (Blue Marine Company Limited) dan Buyer (Alfa Company) pada perencanaan sebuah shipment/kedatangan kapal di Tanjung Priuk dan direncanakan.- Ship Owner : Blue Marine Company Limited
- Buyer : Alfa Company
- Loading Port : Tanjung Priok, Indonesia
- Discharge Port: Chittagong, Bangladesh
- UNITED OF POSEIDON KINGDOM OILS LTD, BANGLADESH (sebagai Pembeli Lain)
- dan PASSION BANK LTD., Â BANGLADESH (Sebagai Bank)
- SHIPPER : PT. BELI MAS COCO : Yang mempunyai muatan berupa minyak kelapa
- CHARTER : ALFA COMPANY : Pihak yang mencharter/menyewa kapal pada pihak shipowner
- SHIPS OWNER : BLUE MARINE COMPANY LIMITED : Pihak Pemilik Kapal
- CONSIGNEE : MERMAID COMPANY LTD : Pihak yang membeli dan menerima barang
- NOTIFY PARTY : UNITED OF POSEIDON KINGDOM OILS LTD and PASSION BANK LTD
Setelah diketahui charter party info, BL disiapkan oleh pihak agen, yaitu local agen yang telah menerima shipping instruction sebagai dasar untuk membuat BL di pelabuhan muat. Pada shipping instruction tertera info lengkap mengenai shipper, muatan, dan beberapa hal terkait yang harus terdapat pada BL. Lokal agen yang telah menyiapkan BL langsung mengirimkan BL tersebut melalui email kepada general agen, yang mana general agen yang mempunyai kapasitas untuk berkoordinasi langsung dengan owner/charter, guna memastikan apakah BL sudah sesuai permintaan owner.
Setelah BL sudah sesuai dengan request owner, general agent akan menginformasikan pada local agent agar local agent berkoordinasi dengan shipper terkait persetujuan untuk penerbitan/issuance BL. Namun proses penerbitan atau issuance ini dilakukan apabila jumlah angka total muatan telah disetujui oleh kedua belah pihak (owner dan shipper). Â Pengurutan persiapan BL secara umum dapat diurutkan seperti dibawah ini
- Local agent menerima shipping instruction dari shipper dan mendapat charter party info dari general agen
- General agent meminta local agent menyiapkan draft BL sebelum dilakukan kegiatan pemuatan barang dipelabuhan
- General Agent menerima draft BL awal dari local agent, kemudian memberikan BL tersebut pada ship owner
- Apabila ship owner setuju, general agent meminta local agent untuk menginformasikan hal terkait persetujuan BL pada shipper
- Setelah pemuatan selesai dilakukan dan total angka muatan disetujui oleh ship owner dan charter, general agent meminta local agent untuk menerbitkan BL tersebut dan memberikan BL tersebut kepada shipper (atas persetujuan owner)
Cukup kompleks juga ya mates terkait Bill of Lading, jadi kamu perlu hati-hati nih dalam mengerjakan BL, karena beberapa info crucial terkait informasi BLjuga gak boleh semuanya loh diinformasikan kepada shipper. Hal itu karena ada batasan-batasan perjanjian jual-beli yang bisnisnya dirahasiakan, misalnya barang yang dibeli oleh pihak buyer bisa diperjual-belikan lagi loh setelah dimuat diatas kapal, karena hal ini tidak terlepas dari bisnis/industri yang terjadi diperdagangan international.
