Setelah sempat dibahas pada dua part sebelumnya, kali ini kita akan kembali melanjutkan pembahasan terkait 10 tugas utama General Agency. Yuk, kita simak, Mates!
9. Loading/Unloading? Check the Documents!
Dalam melakukan kegiatan keagenan, harus diketahui terlebih dahulu jenis kegiatan yang akan dilakukan kapal di pelabuhan, dalam hal ini, muat (loading) atau bongkar (unloading). Untuk mengetahuinya, tentu pihak officer perlu mengecek informasi yang terdapat di dalam dokumen.
Terdapat dua dokumen yang perlu diperiksa, yaitu dokumen sebelum kapal sandar dan dokumen setelah kapal muat atau bongkar. Dokumen-dokumen ini perlu dicek karena di beberapa pelabuhan keberadaan dokumen merupakan syarat penting untuk melakukan kegiatan seperti penyandaran hingga pemuatan. Sebagai contoh, tanpa Pre Arrival documents, kapal yang ingin melakukan proses muat tidak akan diizinkan masuk atau sandar di dermaga. Begitu pun tanpa Bill of Lading (BL)/Letters of Indemnity (LOI), kapal tidak akan diizinkan untuk melakukan pembongkaran barang yang dibawa oleh kapal tersebut.
Berikut beberapa contoh dokumen muat (untuk kapal dengan muatan Palm Product) dan dokumen bongkar (untuk kapal bermuatan Asphalt):
A. Dokumen Sebelum Kapal Sandar:
1. Muat (untuk kapal bermuatan Palm Product)
a. Stowage Plan
Dokumen yang menunjukkan penempatan suatu muatan yang dibagi per palka (ruang penyimpanan di kapal) yang telah ditentukan oleh Chief Officer dan Captain. Pada bisnis di bidang pelayaran, muatan yang ditempatkan di dalam palka seringkali berbeda-beda jenisnya karena pemilik/buyer dari cargo dari tiap palka bisa saja berbeda membuat muatan setiap palka tidak dicampur.
b. Shipping Instruction
Dokumen yang diterima dari Shipper untuk dasar pembuatan BL.
c. Draft Bill of Lading
Dokumen yang disiapkan oleh pihak agency yang dikirimkan kepada Shipper dan SO untuk dicek ulang kebenarannya. Untuk melihat pembahasan mengenai BL, kamu bisa cek langsung ke Board pada bidang Shipping Agency, ya.
d. Pre-Arrival Documents
Dokumen yang berisikan berbagai sertifikat serta syarat yang ditentukan oleh pihak pelabuhan, seperti:
– Ship Registry Certificate
– International Tonnage Certificate
– Safe Manning Certificate
– Cargo Ship Safety Construction Certificate
– Cargo Ship Safety Equipment Certificate
– Cargo Ship Safety Radio Certificate
– International Oil Pollution Prevention (IOPP) Certificate
– International Load Line Certificate
– Safety Management Certificate
– Ship Sanitation Control Exemption Certificate
– Certificate of Classification for Hull & Machinery
– Document of Compliance Certificate
– Certificate of Inspection/Portable Fire Extinguishers
– Survey Report of Inflatable Liferaft
– Port State Control
– International Ship Security Certificate (ISSC)
– International Air Pollution Certificate
– International Sewage Certificate
– International Anti-Fouling Sistem Certificate
– International Certificate Of Fitness For The Carriage Dangerous Chemicals In Bulk (CLC)
– Documents (Arrival Condition, Cargo Manifest, Crew List, Ship Particular)
e. Arrival Form
Form yang harus diisi oleh pihak kapal, yang dikirim melalui email kepada Captain kapal dan diserahkan kembali ke pihak Local Agent.
f. Last Port Clearance
Surat Persetujuan Berlayar dari negara asal, yang menandakan bahwa kapal sudah diberikan izin untuk berlayar ke pelabuhan tujuan karena telah memenuhi syarat layar sesuai aturan otoritas pelabuhan.
2. Bongkar (Untuk kapal bermuatan Asphalt)
a. Bill of Lading
Bill of Lading (BL) merupakan surat berisikan keterangan muatan di atas kapal yang telah ditotal jumlahnya setelah kapal selesai melakukan pemuatan barang. Surat ini juga merupakan tanda persetujuan antara pihak penjual (Shipper) dan pembeli (Buyer/Owner/Charter).
Ada pun, ketika BL belum disetujui, namun kapal sudah sampai di pelabuhan bongkar, maka harus digunakan LOI.
b. Letter of Indemnity (LOI)
Merupakan surat pengganti BL untuk melakukan kegiatan pembongkaran barang. Surat tersebut diterima dari pihak pemilik kapal yang menyetujui kegiatan bongkar di pelabuhan.
c. Pre arrival Documents
B. Dokumen Sesudah Kapal Muat/Bongkar
1. Dokumen sesudah kapal muat (Kapal bermuatan Palm Product)
a. Dokumen Kapal/Vessel Documents
– Visa Waiver
– Letter of Protest
– Custom
– Occurences
– Notice of Readiness
– Dry Certificate
– Last 3 Cargo
– Ullage Report
– Calculations
– Departure Condition
– Letter of Protest-Cargo
– Letter of Authorization
b. Dokumen Surveyor/Surveyor Documents
– Time LOG Loading
– Ships Tanks Calculation
– Shore Tank Calculation
– Certificate of Tank Cleanliness
– Sealing of Ships Tank
– Sample Receipt
– Ship Line Inspection
– Notice of Reserve
– Heating Instruction in Respect
– Heating Recommendation
– FOSFA Combined Master Certificate
– Master Statement
2. Sesudah Kapal Bongkar (Kapal bermuatan Asphalt)
a. Dokumen kapal/Vessel Documents
– Notice of Readiness
– Tank Dry Certificate
– Time Sheet (Statement of Facts)
– Ullage Report
– Cargo Receipt
b. Dokumen Surveyor/Surveyor Documents
– Cargo Receipt
– Discharging report
– Time Sheet
– Vessel Experience Factor
– Ullage Report (Before Discharging)
– Statement of Facts
– Notice of Apparent Discrepancy
– ROB Report
– Vessel Tank Quantity Report
Banyaknya perbedaan di antara sertifikat-sertifikat di atas akan dijelaskan lebih mendetail pada Board berikutnya ya, Mates! Salah satu job description untuk officer yang bekerja sebagai GA adalah memeriksa kelengkapan dokumen kargo seperti BL dan manifest sebelum kapal tiba.
10. Pay attention with detail like Vessel Husbandry and Report
A. Fresh Water, Bunkering, Supply (Tools/Goods)
1. Fresh Water
Pengisian air bersih di bidang agency sangatlah sering dilakukan. Pihak GA harus memastikan, apakah pengisian air bersih dapat dilakukan pada saat kapal labuh jangkar atau hanya pada saat kapal sandar di suatu pelabuhan. Selain itu, harus dipastikan pula apakah proses pengisian akan menyita waktu pada saat proses penyandaran atau proses dapat dilakukan pada saat kapal dalam proses loading/bongkar.
2. Bunkering
Merupakan hal yang lumrah terjadi bila dalam proses bunkering pihak SO sudah mempunyai agent bunker yang menjadi langganan/relasi yang dipercaya. Sebagai GA, tugas yang perlu dilakukan hanyalah menghubungkan pihak agent bunker tersebut kepada agen lapangan/Local Agent yang telah ditunjuk di pelabuhan tempat kapal sandar.
3. Supply Mercenary, Provision, and Other Goods
Banyaknya kebutuhan kapal yang cukup beragam, membuat pihak GA harus memperhatikan suplai barang yang akan dikirim ke atas kapal. Barang-barang tersebut dapat berupa kebutuhan untuk mesin kapal, kain katun, hingga pangan. Pemenuhan beragam kebutuhan di atas tentunya tak lepas dari koordinasi GA dengan pihak LA/Sub Agent di pelabuhan yang dipercaya untuk memenuhi kebutuhan kapal yang sudah direncanakan ataupun di saat darurat.
B. Crewing
Koordinasi pada pertukaran crew kapal diawali dengan mengantar jemput crew (sign on/off), hingga superintendent dan tamu lainnya untuk kapal-kapal yang diageni. Sebagai GA, kita harus memastikan bahwa proses pengantaran tersebut tidak boleh terlambat dan harus tepat waktu sehingga dapat menghindari keterlambatan kapal untuk segera berlayar.
Pernah loh, penulis menghadapi situasi di mana kapal seharusnya sudah berlayar, namun masih menunggu crew kapal yang belum datang. Hal tersebut dapat terjadi dikarenakan lamanya perjalanan ataupun belum selesainya administrasi dokumen crew di pelabuhan setempat.
C. Urgency of Documents Needs
Setelah menyelesaikan koordinasi BL dengan pihak-pihak terkait, selanjutnya pihak GA harus menginstruksikan pengiriman original BL kepada pihak LA, karena pada posisi ini LA yang berada di pelabuhan tempat kapal sandar adalah pihak yang bertanggung jawab dalam melakukan issuance BL atas instruksi dari pihak GA.
BL tersebut biasanya dikirimkan melalui jasa pengiriman kilat seperti DHL, mengingat BL memiliki fungsi penting untuk memberitahukan bahwa muatan sudah disetujui untuk diperdagangkan ulang oleh pihak pembeli.
D. Report
Membuat laporan mingguan/bulanan yang menginformasikan jumlah kapal yang diageni beserta pembiayaan, hingga nama-nama principal, sub-agent, nama pelabuhan, jumlah advance yang keluar-masuk, lalu mengkomunikasikannya pada pihak finace department.
Khusus GA yang perusahaannya sudah cukup besar, jumlah calling kapal bisa mencapai 50-100 kapal perbulan, sehingga perlu dilakukan kegiatan report seperti ini, Mates! Tujuannya, agar dapat kita mengetahui berapa jumlah calling secara keseluruhan, sehingga bisa menjadi bahan proyeksi untuk pembukaan cabang di pelabuhan yang mempunyai potensi calling terbanyak.
E. Transportation Needs
Mengkoordinir transportasi dan akomodasi terkait kegiatan crew, teknisi, owner, dan tamu lain yang berhubungan dengan aktivitas keagenan. Contohnya, kita harus menyiapkan tiket pesawat bagi pihak SO yang ingin melihat atau mengunjungi kapalnya di suatu pelabuhan. Permintaan tiket ini tentunya akan disatukan dengan pembiayaan di akhir/piutang yang dimiliki pihak GA terhadap SO yang kapalnya masuk di salah satu wilayah pelabuhan. Ibaratnya, biaya tiket untuk owner yang akan datang akan disatukan dengan biaya tagihan kapal miliknya yang sedang beroperasi di pelabuhan.
Nah, itu dia 10 gambaran tugas utama General Agency. Memang cukup banyak tugas dan tanggung jawabnya ya, Mates! Namun, sesungguhnya teknis pada ilmu agency yang sangat luas seringkali tidak hanya berfokus pada satu titik permasalahan teknis kapal maupun inti dari bisnis pelayaran.
Bagi penulis sendiri, agency secara sederhana memiliki peran sebagai jembatan agar proses shipment dapat berjalan dengan efisien dan cepat terselesaikan. Namun, seiring meningkatnya jumlah koordinasi yang pada masa kini lebih sering dilakukan via telepon dan email, ditambah makin menjamurnya bisnis di Indonesia saat ini, tentu agency akan banyak dicari oleh pihak SO untuk mengageni kapal miliknya.
Selain tugas-tugas yang dikerjakan, tentunya masih banyak hal terkait pengetahuan bidang Shipping Agency yang akan di-share. Jadi, siapkah kamu untuk mulai berkarir di bidang Shipping Agency?
