Secara umum telah kita ketahui ya mates, apa itu General Agency dan perannya dibidang pelayaran. Kali ini akan dibahas apa tugas utama atau bisa disebut keseharian yang dilakukan oleh general agency setiap harinya dibagian operational department. Sebagai mediator khususnya antara ship owner dan local agent terkait kebutuhan kapal, hingga syarat sebelum kapal datang sampai keberangkatannya, berikut urutan proses service yang di-provide dan dilakukan oleh pihak general agency.
1. Enquiry
Sebagai pihak yang dipercaya dinegara tempat kapal milik ship owner akan sandar, pihak GA akan menerima permintaan terkait berapa prakiraan pembiayaan di pelabuhan hingga informasi teknis kondisi pelabuhan, yang mana seluruh informasi tersebut dilakukan melalui email dikarenakan kondisi jarak serta waktu pemilik kapal dan GA yang berbeda.
Permintaan/request SO (Ship Owner) disebut enquiry email, biasanya permintaan ini berupa :
a. Port Info, Informasi dan teknis sandar dipelabuhan
b. EPDA, Estimate Port Disbursement Account yaitu perkiraan biaya yang dikeluarkan untuk seluruh service mulai dari kapal labuh, sandar, biaya husbandary (apabila ada) dan biaya agency untuk local dan general agency.
c. Kondisi Pelabuhan saat ini, Apakah terjadi kongesti atau tidak?
d. Vessel Line Up, antrian kapal di pelabuhan.
e. Prakiraan hari tunggu kapal di pelabuhan berdasarkan kedatangan kapal ditanggal ETA.
*Penjelasan mengenai EPDA akan kita bahas lebih rinci pada blog selanjutnya.
2. Appointment
Apabila EPDA dan seluruh enquiry mail telah disetujui SO, GA akan menerima appoinment/penujukan dari SO agar GA dapat menyiapkan seluruh persiapan dan berkordinasi dengan LA (local Agent) terkait pengurusan perizinan clerance in-out di pelabuhan setempat.
3. Monitoring
Sebelum kapal datang perlunya memonitor kondisi pelabuhan sangatlah penting, biasanya 7 hari sebelum kapal tiba dipelabuhan, GA harus menginformasikan kondisi pelabuhan dan mengirimkan vessel line up sesuai jadwal yang dikeluarkan oleh pelabuhan, beserta tanggal kemungkinan sandar kapal sesuai kondisi dipelabuhan tersebut.
4. The Docs
Pihak GA yang dipercaya mengetahui seluruh kondisi pelabuhan juga perlu mengetahui syarat-syarat yang diperlukan sebelum kapal tiba dipelabuhan. Dokumen dan sertifikat kapal merupakan suatu faktor yang penting, informasi ini hanya didapat diperoleh dari LA yang dipilih oleh GA dipelabuhan tempat kapal akan sandar. Oleh sebab itu koordinasi, komunikasi dan kerjasama GA dan LA yang 1 arah merupakan faktor yang diperlukan diindustri agensi pelayaran di Indonesia. Berikut beberapa info, sertifikat, dan dokumen kapal yang perlu kita minta kepada kapten kapal/ship owner sebagai syarat masuknya kapal dipelabuhan
a. Ship Particular
b. Activity Loading/Unloading
c. Name of Principal/Ship Owner
d. Last Port,
e. Next Port,
f. Crew list,
g. SIUPAL,
h. IOPP Certificate
i. ISSC Certificate
j. Tonnage certificate,
k. Certificate of Fitness,
l. Class Certificate,
m. Registry Certificate
n. Ship Security Officer,
o. Company Security Officer,
Satu lagi mates, sebagai user yang tertarik berkarir dibidang agency perlunya pengetahuan kalian mengenai INAPORTNET dan SIMLALA sangatlah penting. Adanya suatu sistem INAPORTNET dan SIMLALA yang dibuat pemerintah bertujuan untuk pendataan dan perizinan masuknya kapal di pelabuhan-pelabuhan Indonesia.
*Pastinya kita akan bahas ya mates terkait beberapa sistem online yang dibuat oleh pemerintah demi lancarnya suatu proses masuk-keluarnya kapal di pelabuhan.
5. Control and Keep Informing
Perubahan jadwal kapal yang berubah-ubah dan tidak bisa dihindari, membuat pihak GA seringkali sulit mengetahui kemungkinan kedatangan kapal di pelabuhan. Hal ini dikarenakan lautan yang kemungkinan bercuaca buruk mempengaruhi kondisi kapal, sehingga kapal sulit untuk memberikan update ETA (Estimate Time Arrive) karena terkendala sinyal dan terlambat untuk sampai di pelabuhan. GA harus selalu mengontrol setiap harinya posisi kapal dan prakiraan waktu/tanggal kapal tiba di pelabuhan. Jangan lupa juga mates, informasi yang diterima juga harus langsung diinformasikan pada pihak LA agar pihak-pihak terkait yang menjadi bagian dari parties yang berperan juga aware dengan kedatangan kapal.
Sulitnya menerima informasi ETA bukan menjadi kendala mates, karena pentingnya kondisi suatu informasi khususnya ETA bisa kita tanyakan langsung ke SO yang mempunya komunikasi lebih intens dengan pihak kapal. Terlepas dari informasi mengenai ETA sebagai GA kita juga harus tahu bagaimana kesiapan cargo/muatan untuk kegiatan loading nantinya dan kesiapakan tangki yang menjadi tanggung jawab shipper. Informasi mengenai cargo, kesiapan tangki, rate/perhitungan muatan yang dimuat per jam dapat kita peroleh melalui LA yang tentunya sudah mengetahu hal tersebut dari shipper.
5 dari tugas utama GA sudah kita share nih mates, kita berharap dengan blog ini Carry On Mates mendapat gambaran bagaimana tugas GA dan siap berkarir dibidang agency. Kalian bisa tanya ataupun komentar hal terkait agency, apabila ada hal yang membingungkan mates, dan untuk 5 tugas utama GA selanjutnya dapat kalian bisa langsung akses dimenu Board – Shipping Agency!
