Halo, Mates! pada post 10 Tugas Utama General Agency (GA) bagian pertama, kita pernah membahas beberapa tugas utama yang dilakukan oleh General Agency. Kali ini, kita akan melanjutkan pembahasan tersebut.
Bagian awal dari topik ini sudah menjelaskan 5 poin dari total 10 tugas GA yang ingin dibahas. Sekarang saatnya untuk membahas tugas lain yang juga diemban oleh GA selama menjalankan pekerjaannya. Tugas-tugas lain tersebut di antara lainnya adalah:
6. Coordination
Koordinasi merupakan hal yang paling sering dilakukan oleh pihak General Agency (GA). Selain berkomunikasi langsung dengan pihak yang berkaitan dengan shipment/role business seperti Shipper, Buyer, Charter, Broker, Owner, Sub-Agent, hingga Port Authority, GA sebetulnya memiliki kapasitas koordinasi yang lebih fleksibel.
Selain koordinasi, terdapat beberapa pekerjaan yang bukan menjadi tanggung jawab pihak GA, tapi tetap dikerjakan juga oleh mereka, karena pihak Ships Owner (SO) tidak hanya menyerahkan keseluruhan penanganan kapalnya pada satu GA saja. Contoh kasus dapat dilihat ketika PT PAUS MAJU BERSAMA (PMB) menangani kapal milik POSEIDON CO. LTD
di Palembang. Di lain tempat, POSEIDON CO. LTD juga menyerahkan penanganan kapalnya di Pelabuhan Belawan, Medan, kepada PT ELANG LANGIT SUKSES (ELS).
‘Kebolehan’ pihak GA dapat diukur saat pihak SO (POSEIDON CO. LTD) menanyakan “vessel line up schedule” atau daftar kedatangan dan rencana penyandaran kapal yang ada di pelabuhan Palembang pada PT ELS. Hal ini menjadi kesempatan bagi PT ELS menunjukan kapasitas koordinasinya dengan pihak yang ia percaya di pelabuhan Palembang. Namun, dalam kondisi seperti ini akan timbul beberapa pertanyaan seperti: “Kenapa pihak SO harus bertanya pada PT. ELS yang tidak bertanggung jawab di pelabuhan yang ditunjuk oleh owner di Palembang? Kenapa tidak langsung pada PT PMB?” Masalah tersebut sering terjadi di bisnis agency. Seringkali GA yang dipercaya oleh SO tidak mampu memberikan keakuratan informasi dan ketepatan waktu yang diharapkan oleh GA. Atas dasar itu, GA membutuhkan keakuratan koordinasi yang tinggi supaya tidak terjadi kesalahan ataupun keterlambatan yang dapat merugikan pihak-pihak terlibat.
Salah satu job description untuk officer yang bekerja sebagai General Agency adalah memberikan informasi berthing prospect, list of vessel line up, cargo readiness (for loading), dan menerima informasi mengenai shore tank readiness dari Sub-Agent serta menginformasikannya kembali kepada pihak Principal dan Master.
7. Disbursement/Advance
Advance/Disbursment merupakan suatu pembayaran awal yang harus dilakukan oleh pihak SO kepada GA ataupun GA kepada Sub-Agent terkait pembiayaan Estimated Port Disbursement Account (EPDA), karena seperti yang telah dijelaskan pada pembahasan mengenai EPDA, di dalamnya terdapat biaya-biaya pelabuhan yang harus dipenuhi sebelum dilakukan pelayanan terhadap kapal.
Selain bayaran pelayanan di pelabuhan, terdapat pula pembayaran untuk servis lain dari pihak GA yang bernama Agency Fee. Keseluruhan pembayaran tersebut tentunya memiliki kebijakan yang berbeda-beda di setiap perusahaan. Ada yang mengharuskan pembayaran sebesar 80%-120% dari total EPDA di awal, hingga ada GA yang harus meng-cover seluruh biaya EPDA terlebih dahulu sebelum ditagihkan oleh GA ke pihak SO setelah kapal berangkat.
Perbedaan kebijakan seperti yang dijelaskan di atas dilakukan sebagai antisipasi untuk hal-hal tidak terduga seperti:
a. Pihak SO yang tidak dapat melunasi seluruh pembiayaan kapal pada waktu yang telah disetuju kepada GA/Sub-Agent saat kapal sudah sailing/berangkat
b. Meningkatnya biaya sandar pada Final DA/Laporan akhir EPDA suatu. kapal, yang diakibatkan oleh lamanya durasi sandar kapal karena menunggu kesiapan muatan, ataupun tambahan services lain yang diperlukan oleh kapal.
Melihat beberapa kasus di atas, tentunya sudah menjadi tugas GA untuk melakukan negosiasi disbursement/biaya seluruh operasi kapal di pelabuhan dengan Principal/SO yang menunjuk pihak GA, serta dengan Sub-Agent. Selain hal terkait advance atau pembiayaan awal yang berhubungan dengan pihak SO, GA juga harus memastikan bahwa Finance Departement telah mengirim advance kepada Sub-Agent pada waktu yang tepat.
Perlu diketahui bahwa di beberapa pelabuhan hal mengenai advance sangat perlu diperhatikan. Sebagai contoh, di Pelabuhan Batam pihak Sub-Agent perlu memiliki biaya sebesar 120% dari total jumlah biaya pelayanan kapal di pelabuhan, yang meliputi biaya Anchor Dues, Quay Dues, Tuggage, Pilot, dan VTS
Berikut beberapa terminologi dalam dunia keagenan yang berkhusus pada urusan seputar pembayaran:
- Advance/Remittance/Cash Advance: Pembayaran awal yang harus ditagihkan pada SO sebagai pembayaran kepada pihak pelabuhan untuk persetujuan dilakukannya kegiatan di pelabuhan. Biasanya Cash Advance sebesar 60-80% dari total biaya.
- Final DA/Final Invoice: Pembayaran akhir yang harus dipenuhi pihak ship owner untuk melunasi sisa tagihan biaya yang ada pada Performa Debit Note (PDN).
- Statement of Account (SOA): Piutang yang dimiliki pihak GA/Local Agent dan Utang yang dimiliki SO. Hitungan utang-piutang tersebut merupakan hasil rekap perkapal dengan perhitungan berapa advance yang sudah diterima, kemudian balance pada Final Disbursment Account akan masuk ke SOA. Jumlah piutang tersebut akan ditagihkan pada pihak SO beserta dengan invoice/tagihan dari bukti pembayaran yang telah dilunasi dari pelabuhan.
- Performa Debit Note (PDN): Jumlah total pembiayaan EPDA/pembiayaan keseluruhan termasuk Agency Fee dengan keputusan Lumpsum (kurang lebih biayanya ditanggungkan pada pihak agency).
Dari penjelasan di atas, contoh job description yang dilakukan officer sebagai General Agency adalah meminta advance/disbursement kepada Principal sebelum kapal tiba, kecuali Principal yang telah ada perjanjian khusus dengan perusahaan tempat sang officer bekerja tentang pembayaran disbursement setelah SOA diterima oleh Principal. Selain itu, officer juga memiliki tugas lain untuk mengirim advance disbursement ke Sub-Agent setelah menerima permintaan advance dari Cabang atau Sub Agent.
8. Updating the Progress
Pada Board sebelumnya mengenai “10 Tugas dari General Agency” sudah dilakukan pembahasan pemonitoran setiap pergerakan kapal, mulai dari penyandaran sampai selesai muat/bongkar. Namun selain memonitor pergerakan kapal, officer juga perlu meng-update setiap pergerakan tersebut dan memastikan seluruh pergerakan kapal tidak terganggu oleh faktor-faktor yang menyebabkan kapal harus menunggu, atau lazim disebut “waiting time”.
Salah satu kasus waiting time yang sering terjadi pada bidang agency adalah terlambatnya pihak pilot/pemandu untuk naik ke atas kapal, yang diakibatkan keterbatasan armada dan sumber daya pemanduan di suatu pelabuhan karena harus melayani aktivitas kapal lain yang akan keluar dari pelabuhan. Apalagi, di pelabuhan terdapat aturan “First come, first service”, atau kapal yang lebih dahulu datang harus dilayani terlebih dahulu. Belum lagi, pilot juga kerap harus melayani kapal yang akan keluar dari wilayah inner pelabuhan.
Dalam meng-update progress pergerakan kapal, diperlukan perkiraan waktu untuk kegiatan selanjutnya. Sebagai prakiraan kapan kegiatan tersebut dapat berlanjut, contohnya adalah sebagai berikut:
Kapal MT Mother Hawk telah tiba pada tanggal 14/Apr 14.00 (14 April, jam 14.00) di Balikpapan. Untuk itu, pihak GA harus menyiapkan laporan perkiraan kegiatan yang akan dilakukan seperti :
– Kapan pandu akan naik ke atas kapal?
– Kapan agent akan naik ke atas kapal untuk melakukan pemeriksaan?
– Kapan kapal sandar ?
Untuk itu kita perlu melakukan updating progress dengan laporan seperti:
– 14/Apr 14.00 Arrived
– 14/Apr 14.00 Dropped Anchor
– 14/Apr 14.30 Est. Sea POB (Est naiknya pandu ke atas kapal)
– 14/Apr 16.30 Est. Berthing (Est Sandar)
– 14/Apr 17.00 Est. Port Authority and Agent on board
Berdasarkan perkiraan tersebut, terdapat perkiraan jika kapal harus menunggu di titik anchorage mulai dari jam 14.00 sampai jam 14.30 hingga kedatangan armada pandu. Tapi perlu diingat Mates, ini hanya perkiraan. Monitoring & update the progress seperti ini sangatlah penting dilakukan, karena hal ini mencerminkan komitmen kita sebagai GA kepada Ship Owner yang menunjuk kita sebagai penanggung jawab atas shipment milik SO yang ada di pelabuhan.
Contoh job description General Agency dalam hal ini adalah melaporkan prospek berlabuh kepada Principal setelah menerima informasi dari Sub/Local Agent Office.
Cara-cara seputar meng-update kondisi kapal dan estimasi waktu kegiatan akan kita bahas pada board berikutnya, yaitu “Pembuatan Laporan Progress Pergerakan Kapal”. Terus ikuti update Carryon untuk informasi lebih lanjut ya, Mates!
